Zeitsparend und kostengünstig ist die Integration einer professionellen X-Rechnung-Software – auch Anleiheemittenten können von digitalen Rechnungsprozessen profitieren. Von Robert Steininger*

Im Vergleich zu internationalen Investoren sind die deutschen Anleger risikoscheu. Der bevorzugte Ort, um gespartes Kapital aufzubewahren, ist und bleibt das Sparkonto. Dahinter folgen laut einer 2023 veröffentlichten Anlegerstudie der Gothaer Versicherung Investitionen in Immobilien, Fonds und den Bausparvertrag. Nur 4% der Befragten gaben an, ihr Geld in Pfandbriefe oder Anleihen zu stecken. Ein möglicher Grund: Anleger riskieren mit Unternehmensanleihen einen Totalverlust, wenn ein Emittent insolvent wird. Um professionellen und privaten Anleihekäufern mehr Sicherheit zu bieten, können Unternehmen ihre Warenwirtschaft und die Finanzverwaltung optimieren. Dabei helfen im Rechnungswesen digitale Lösungen wie die X-Rechnung.

Digitale Rechnungsformate erhöhen die Effizienz der Finanzverwaltung

Bei deutschen Anlegern sind Aktien deutlich gefragter als Anleihen, obwohl auch die Zahl der Aktienkäufe nach dem Boom 2022 rückläufig ist. Finanzexperten sehen für diesen Rückwärtstrend einen einfachen Grund: Dadurch, dass die Verbraucherpreise stetig ansteigen, bleibt bei den meisten weniger Kapital zum Anlegen übrig. Zudem überlegen Privatinvestoren im Hinblick auf mögliche Risiken genau, worin sie ihr Geld investieren. Doch nicht nur im Aktienmarkt werden Anleger wieder zunehmend risikoavers. Auch die Anzahl derer, die Unternehmensanleihen kaufen, befindet sich auf einem niedrigen Niveau.

Das ist besonders für Firmen problematisch, die durch Anlagenverkäufe Unternehmenskapital generieren wollen. Um als Emittent relevant zu bleiben, müssen sie auf potenzielle Anleger zukunftsorientiert und dadurch langfristig liquide wirken. Eine veraltete Waren- und Finanzwirtschaft, die Prozesse unnötig verteuert und in die Länge zieht, steht diesem Ziel im Weg. Für Unternehmen mit Anleihen kann es daher sinnvoll sein, ihre Finanzverwaltung durch die Implementierung digitaler Rechnungsformate zeitnah auf Vordermann zu bringen.

Welche Vorteile bringt die Digitalisierung des Rechnungswesens?

Ein- und ausgehende Rechnungen gehören zwar zum Unternehmensalltag, können diesen jedoch unnötig verteuern und verkomplizieren. Teure Ressourcen in Form von Fachpersonal und Zeit werden benötigt, um Rechnungseingänge und -ausgänge zu erfassen, zu verarbeiten und zu archivieren. Eine digitale Rechnungsverarbeitung bietet im Vergleich dazu ein hohes Einsparungspotenzial sowie weitere Vorzüge, darunter:

– geringere Fehlerquoten bei der Rechnungsverarbeitung
– eine sicherere Einhaltung von Zahlungsfristen
– weniger Personalaufwand
– eine revisionssichere Archivierung

Indem die Digitalisierung im Rechnungswesen Einzug hält, wird der gesamte Prozess automatisiert, sodass er weniger Zeit und Kosten in Anspruch nimmt. Digitalisierte Rechnungsformate wie die X-Rechnung erfassen Lieferantenrechnungen elektronisch und strukturiert. Das erspart Mitarbeitern in der Buchhaltung Tipparbeit und erleichtert eine zeitnahe Rechnungsauswertung.

Wie die Digitalisierung im Rechnungswesen zur Kostenreduktion beiträgt

Obwohl die Affinität zum Investieren in der breiten Öffentlichkeit rückläufig ist, verzeichnen Vermögensverwalter einen Interessenanstieg bei den digitalen alternativen Assets. Vornehmlich bei Kryptowährungen kann dies sowohl an der Dezentralität, als auch an der Unabhängigkeit von konventionellen Finanzinstituten liegen. Ein weiterer ausschlaggebender Faktor: Coins gelten als zukunftsorientiert, obgleich die Qualität ihre Regulierung noch umstritten und die Gefahr von Cyberkriminalität hoch ist.

Damit sich Unternehmen mit Anleihen ebenfalls zukunfts- und damit anlegerorientiert präsentieren können, müssen sie die eigene Bonität im Blick behalten. Hohe Kosten für interne Prozesse wie die Buchhaltung stehen im Widerspruch zu diesem Ziel. Eine effiziente Kostenreduktion durch ein digitalisiertes Rechnungswesen kann dazu beitragen, vornehmlich kleine und mittelständische Unternehmen und die damit verbundenen Unternehmensanleihen für Privatinvestoren interessant zu machen.

Ersetzen moderne Buchhaltungslösungen in KMU die konventionelle Buchhaltung, können insbesondere für die Rechnungsstellung bis zu 70%  der Kosten eingespart werden. Neben den reduzierten Personalkosten aufgrund des geringeren Zeitaufwands resultiert die Einsparung hauptsächlich aus dem Wegfall von Papier, Toner, Druckkosten und Porto.

Warum die Rechnungsdigitalisierung die Zahlungsabwicklung beschleunigt

Standardisierte und damit bundesweit einheitliche Rechnungsformate ermöglichen eine effizientere Rechnungsverarbeitung. Sie helfen Unternehmen:

– Zahlungsziele schneller einzuhalten
– Mahnungen und damit einhergehende Mahngebühren zu vermeiden
– Doppelzahlungen vorzubeugen

Auch zeitintensive Prozesse wie das Ausdrucken und Abheften von Rechnungen sowie Laufwege entfallen.  

Wie Digitalisierung die Compliance verbessert

Ab 2025 werden elektronische Rechnungen wie die X-Rechnung im B2B-Bereich verpflichtend, wobei bis zum Jahr 2028 Übergangsfristen gelten. Die E-Rechnungen dienen als Vorbereitung für die Einführung eines nationalen sowie EU-weiten Meldesystems, in dem die von Unternehmen zu leistende Umsatzsteuer elektronisch und damit transparent festgehalten werden soll. Dieses von der EU-Kommission geplante Verfahren soll dem massiven Umsatzsteuerbetrug Einhalt gebieten.

Indem Unternehmen ihr Rechnungswesen frühzeitig auf den geforderten EU-Standard umstellen, unterstützen sie einerseits die Prävention von Steuerbetrug. Andererseits minimieren sie das Risiko falsch übermittelter Umsatzsteuerzahlen, aus denen teure Nachzahlungen oder rechtliche Konsequenzen resultieren können.

Tipps, um digitalisierte Rechnungsprozesse in bestehende Systeme zu integrieren

Damit in Unternehmen der Umstieg auf digitalisierte Rechnungsprozesse funktioniert, ohne laufende Geschäftsprozesse zu unterbrechen, müssen diese nahtlos in vorhandene Systeme eingebettet werden. Das kann im Rahmen einer ganzheitlichen Digitalisierungsstrategie funktionieren, bei der ERP-Systeme angepasst und Softwarelösungen aktualisiert werden. Zeitsparend und kostengünstig ist die Integration einer professionellen X-Rechnung-Software.

*) Robert Steininger ist Fachautor für u.a. Anlagestrategien und publiziert regelmäßig zu Fachthemen wie Online- und Investment-Strategien, Glücksspielthemen, Krypto und Verhaltensanalyse.

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