Immer häufiger kommt es vor, dass Mitarbeiter für ihr Unternehmen unterwegs sind. Dabei kann es sich um einen Außentermin, eine Dienstreise oder Ähnliches handeln. Von Robert Steininger*

Gründe dafür können sein, dass es wichtig ist, die Firma vor Ort persönlich zu repräsentieren, das Netzwerk zu erweitern oder weil es für die Abwicklung von Geschäften und den Verkauf von Produkten unabdingbar ist.

Eines haben all diese Dinge jedoch gemeinsam, und zwar die anfallenden Fahrtkosten. Damit die Angestellten natürlich nicht selbst für die Ausgaben aufkommen müssen und darauf sitzenbleiben, gibt es mehrere Möglichkeiten diese erstattet zu bekommen. Allerdings ist der Prozess mit viel Arbeit und zeitlichem Aufwand verbunden, was noch dazu zu bürokratischen Problemen führen kann. Wie man daher Fahrtkosten effizient managen kann, damit vor allem die Mitarbeiter nicht mehr in Vorleistung gehen müssen, erfährt man in diesem Artikel.

Was genau sind Fahrtkosten?

Unter den Begriff Fahrtkosten fallen sämtliche Ausgaben, die üblicherweise während einer Dienstreise oder einer Ausfahrt mit geschäftlichem Hintergrund aufgrund des Transportes anfallen. Häufig werden diese Kosten mit der anfallenden Pendlerpauschale verwechselt, wobei sich diese auf den täglichen Arbeitsweg bezieht. Zu den Fahrtkosten zählt nämlich die Nutzung folgender Fortbewegungsmittel:

– Dienstauto
– Taxi
– öffentliche Verkehrsmittel, sprich Bus, Tram, Zug und Co.
– Flugzeug

Vor Antritt einer Dienstreise sollte bestenfalls schon geklärt werden, welche Beförderungsmittel verwendet werden, da die Reisekostenabrechnung, abhängig davon, variieren kann.

Welche Möglichkeiten gibt es, um Fahrtkosten abzusetzen?

Für die Rückerstattung der Fahrtkosten gibt es grundsätzlich zwei Verfahrensweisen. Denn zum einen besteht die Variante, die Ausgaben durch den Arbeitgeber und zum anderen mittels des Arbeitnehmers abzusetzen. Die Unterschiede dabei sind folgende:

– Arbeitnehmer: Als Mitarbeiter kann man die Fahrtkosten als Werbungskosten steuerlich geltend machen. Für diese Durchführung benötigt es entweder die entsprechenden Belege oder ein sogenanntes Fahrtenbuch, um die angefallenen Ausgaben ausweisen zu können.

– Arbeitgeber: Über das Unternehmen können die Fahrtkosten als Betriebsausgaben abgesetzt werden, wofür eine Spesenabrechnung notwendig ist. Diese Option ist grundsätzlich für Mitarbeiter empfehlenswerter, da sie so in der Regel mehr Geld rückerstattet bekommen.

Ein häufiger Fehler bei der Fahrtkostenrückerstattung ist, dass der Aufwand der Erstellung eines Fahrtenbuchs, beziehungsweise der Spesenabrechnung, unterschätzt und nicht sorgfältig dokumentiert wird.

Welche Schwierigkeiten können auftreten?

Der Abwicklungsprozess einer Fahrtkostenrückerstattung endet nicht mit dem Abschließen einer Dienstreise, sondern fängt da erst richtig an. Leider ergeben sich auf diesem klassischen Weg der Rückerstattung immer wieder Schwierigkeiten. Zu ein paar Beispielen zählen unter anderem:

– Kein ordnungsgemäßes Aufbewahren der Belege: Ohne einen entsprechenden Nachweis können keine Ausgaben rückerstattet werden. Deshalb sollte man so ordentlich wie möglich eine Aufzeichnung der anfallenden Kosten führen.

– Richtige Erstellung einer Reisekostenabrechnung: Nicht nur muss man dafür einiges an Zeit und Arbeit einplanen, sondern ohne Vorkenntnisse kann sich dieser Prozess als kompliziert und fehleranfällig herausstellen.

– aus eigener Tasche bezahlen: Bisher mussten die Angestellten in Vorleistung gehen und somit die Kosten zunächst selbst begleichen. Nachdem sich eine Fahrtkostenrückerstattung manchmal jedoch sehr in die Länge ziehen kann, können sich die Ausgaben schon mal summieren.

Deshalb versuchen zunehmend mehr Unternehmen nach Alternativen zu suchen, damit sich das Handhaben von Fahrtkosten um einiges effizienter gestaltet.

Wie kann man Fahrtkosten effizient managen?

Eine Lösung für die oben genannten Probleme stellt die Einführung von Firmenkreditkarten dar. Dieses Zahlungsmittel wird für einen Mitarbeiter speziell angefertigt, wodurch er eine individualisierte Zugriffsmöglichkeit auf das Unternehmenskonto erhält. Der große Vorteil dabei, bezogen auf Fahrtkosten, ist, dass Angestellte somit nicht mehr in Vorleistung gehen müssen. Denn dank Firmenkreditkarten verfügen Arbeitnehmer über ein festgelegtes Budget, das nicht überschritten werden kann.

Ein weiterer Pluspunkt ist die hohe Transparenz, die mit dieser Einführung einhergeht. Denn mittels Echtzeitdatenübermittlung können alle Zahlungen jederzeit (zurück-)verfolgt als auch nachvollzogen werden. Zudem gibt es zu den Firmenkreditkarten eine entsprechende Software, die es erlaubt, alle Belege digital in nur wenigen Schritten einzureichen. So reduziert sich das Risiko, Dokumente zu verlieren, wodurch sich in Folge auch die Fahrtkostenrückerstattung um Einiges einfacher herausstellt.

Fazit

Geschäftsreisen sind heutzutage in vielen verschiedenen Berufen Normalität. Allerdings ist damit gleichzeitig nicht nur vor Ort, sondern auch nach Vollendung Einiges an Arbeit verbunden. Denn in der Regel fallen auf einer Dienstreise sogenannte Fahrtkosten an, die sämtliche Ausgaben bezogen auf den Transport zusammenfassen. Für gewöhnlich müssen die Mitarbeiter dabei in Vorleistung gehen und vorerst selbst für die Ausgaben aufkommen. Um ihr Geld allerdings zurückzubekommen, können sie die Fahrtkosten entweder mittels eines Fahrtenbuchs steuerlich absetzen oder über den Arbeitgeber abwickeln lassen. Je nach Verfahren können sowohl die Höhe der Rückerstattung als auch die erforderlichen Dokumente variieren. Da dies leider mit Arbeit und Zeit verbunden ist, empfiehlt es sich, in einem Unternehmen Firmenkreditkarten einzuführen. Denn dadurch lassen sich Fahrtkosten um ein Vielfaches effizienter managen, Belege digital aufbewahren und das Wichtigste: Mitarbeiter müssen nicht mehr in Vorleistung gehen.

*) Robert Steininger ist Fachautor für u.a. Anlagestrategien und publiziert regelmäßig zu Fachthemen wie Online- und Investment-Strategien, Glücksspielthemen, Krypto und Verhaltensanalyse

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