Die buchhalterischen Pflichten stellen für viele Existenzgründer, Freiberufler und kleine Betriebe eine enorme bürokratische Belastung dar. Die komplette Übertragung dieser Aufgabe an eine Steuerkanzlei ist zugleich teuer. Mittlerweile gibt es aber zahlreiche Cloud-basierte und preiswerte Buchhaltungsprogramme, die Abhilfe schaffen. Von Robert Steininger*

Detaillierte Vorschriften: Buchhaltung als Herausforderung

Viele Selbstständige leiden unter dem Aufwand für die Buchhaltung. Sie verfügen über keine eigenständige Finanzabteilung, die Buchhaltung müssen sie selbst oder Mitarbeiter nebenbei erledigen. Das beansprucht zeitliche Ressourcen, die für das Kerngeschäft und damit für das Geldverdienen fehlen. Darüber beklagen sich auch Unternehmer, bei denen laut Gesetz eine einfache Buchführung genügt. Dazu gehören alle Freiberufler. Dasselbe gilt für Kleingewerbetreibende und Kaufleute, sofern der jährliche Umsatz höchstens 600.000 EUR und der Gewinn maximal 60.000 EUR beträgt. Alle andere müssen die komplexere doppelte Buchführung stemmen.

Doch es bringt nichts, darüber zu klagen. Eine starke Vereinfachung der gesetzlichen Vorschriften wird es nicht geben. Unternehmer sollten sich darauf konzentrieren, die komplette Buchhaltung durch Digitalisierung und weitgehende Automatisierung zu vereinfachen. Das Potenzial ist gigantisch, das belegt eine Umfrage zur Digitalisierung der Buchhaltung. In dieser Untersuchung befragten Umfrageforscher im Auftrag des IT-Dienstleisters Star Finanz 11.000 deutsche Einzelunternehmer und Mittelständler. Nur knapp die Hälfte nutzt eine lokale Buchhaltungssoftware, etwa jeder zwölfte Befragte greift auf eine Cloud-Lösung zurück. Ein Viertel fertigt Rechnung sogar umständlich mit Word oder Excel. Mit einem empfehlenswerten Buchhaltungsprogramm, das Unternehmer bestenfalls in der Cloud anwenden, lässt sich der Aufwand erheblich reduzieren.

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Was leistet eine gute Buchhaltungssoftware?

Buchhaltungsprogramme standardisieren und automatisieren viele Arbeitsschritte vom Schreiben der Angebote und Rechnungen über das Mahnwesen bis hin zum Erstellen der Steuererklärung. Mit einem Zusatzprogramm für die Lohnbuchhaltung gilt das auch für diesen Bereich, unter anderem für die richtige Zuordnung von Entgeltarten. Ein Beispiel aus der Finanzbuchhaltung, dass die Erleichterung plastisch aufzeigt: Unternehmer brauchen die Kundendaten nur einmal in der Datenbank abspeichern, anschließend fertigen sie mit Vorlagen im Handumdrehen individuelle Angebote und Rechnungen.

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Häufig können sie ihr Onlinebanking in die Cloud-Lösung einbeziehen, die Software gleicht automatisch die offenen Rechnungsbeträge mit den Geldeingängen ab. Das erspart den mühevollen und fehleranfälligen manuellen Abgleich. Zusätzlich schlägt sie für alle Posten Buchungskonten vor, Nutzer müssen sie ausschließlich bestätigen. Sämtliche Transaktionen und Buchungen fasst die Software so zusammen, dass sie als rechtskonforme Grundlage für die spätere Steuererklärung dient. Unternehmer können sie im gängigen DATEV-Format an ihren Steuerberater senden oder ihm alternativ den Zugang zur Cloud gewähren.

Digitalisierung bedeutet auch weniger Papier und Aktenordner: Eine Buchhaltungssoftware speichert sämtliche Daten digital ab und ermöglicht, Belege in Papierform mittels Smartphone und App zu digitalisieren. Die besten Programme lesen auf einer Rechnung alle relevanten Daten aus. Das erweist sich als praktisch, wenn Selbstständige Rechnungen per Post erhalten. Die Software befördert die Daten in das Onlinebanking, sodass das Abtippen entfällt. Eigene Angebote, Rechnungen und Mahnungen können Nutzer direkt aus dem Buchhaltungsprogramm versenden. Das schützt die Umwelt und minimiert die Portokosten. 

Datensicherheit: Buchhaltungsprogramme auf Cloud-Basis

Grundsätzlich gibt es Buchhaltungssoftware für den PC sowie Cloud-basierte Programme. Bei der ersten Variante speichern Unternehmer alle Daten auf dem Computer beziehungsweise dem eigenen Server ab. Bei Cloud-Software erfolgt die Speicherung auf einem Server des Anbieters. Fast alle Dienstleister verwenden hierfür gut geschützte Server in Deutschland: Nutzer profitieren von maximaler Datensicherheit. Die Serverbetreiber bewahren die Daten erstens vor Gefahren wie Feuer und Überschwemmungen. Zweitens verhindern sie Datendiebstahl durch Einbrecher und Hacker sowie Spionage. Vor allem Hacker richten Milliardenschäden an.

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Diese Sicherungsmaßnahmen übernimmt der Server, das entlastet Unternehmer erheblich. Ansonsten müssten sie sich aufwendig das erforderliche Knowhow aneignen und viel Geld investieren. Profis sorgen für professionelle Datensicherheit und bewahren Betriebe vor Schäden. Verlorene Daten nach Ereignissen wie einem Brand müssten sie wochenlang wiederherstellen. Ähnlicher Schaden würde entstehen, wenn Kriminelle an die Kundendaten gelangen. Verbraucher reagieren allergisch darauf, wenn solche Diebstähle publik werden. Sie zweifeln dann an der Kompetenz der Firma.

Ein weiterer wichtiger Pluspunkt bei Buchhaltungssoftware auf Cloud-Basis: Die Software ist nicht an einen Computer gebunden. Nutzer greifen von allen Geräten und von überall aus auf das Buchhaltungsprogramm zu.

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Buchhaltungssoftware: Anbieter werben mit flexiblen Tarifen 

Die Dienstleister zeigen sich in zweifacher Hinsicht flexibel: Erstens wählen Kunden aus unterschiedlichen Leistungspaketen. So decken sie exakt ihren Bedarf ab. Vielen Freiberuflichen reichen zum Beispiel die Basisversionen aus, während Bilanz-pflichtige Unternehmen zusätzliche Funktion benötigen. Zweitens überzeugen die Softwareentwickler mit kurzfristigen Verträgen. Meist beträgt die Kündigungsfrist einen Monat, sodass Kunden im Zweifelsfall rasch wechseln können. Sie verpflichten sich nicht langfristig, deshalb können sie die Angebote von Dienstleistern wie etwa Lexware risikolos ausprobieren.

*) Robert Steininger ist Spezialist für u.a. Anlagestrategien und publiziert regelmäßig zu Fachthemen wie Online-Strategien, Investment-Strategien und Verhaltensanalyse.